Hay un momento concreto en la vida de un negocio que se reconoce enseguida: el día en que todo se lleva con cinco hojas de cálculo, tres grupos de WhatsApp y una persona que se acuerda de las cosas.
Funciona. Funciona durante años, de hecho. El problema aparece cuando esa persona se va de vacaciones, o cuando entra alguien nuevo, o cuando dos hojas dejan de cuadrar y nadie sabe cuál es la buena.
Ahí es donde alguien dice «necesitamos una herramienta». Y ahí es donde conviene parar diez minutos antes de gastar.
Las señales de que se ha quedado pequeño
No es una cuestión de tamaño de empresa. Es de estas cinco cosas:
- Alguien copia datos de un sitio a otro todas las semanas. Eso no es trabajo, es transporte.
- Dos fuentes dicen cosas distintas y hay que decidir cuál mientes.
- No se puede saber quién cambió qué. Sin historial, cada error se convierte en una investigación.
- Hay una persona que es el sistema. Si se va, se va el proceso.
- Pagas tres suscripciones que hacen media cosa cada una y ninguna encaja del todo.
Con dos de estas, merece la pena mirarlo. Con cuatro, es que ya estás pagando el software a medida; solo que lo pagas en horas y no en factura.
La cuenta que hay que hacer
Antes de pedir presupuesto a nadie, haz este cálculo. No hace falta ser exacto:
Lo que te cuesta hoy. Horas al mes que se van en transporte de datos y en arreglar descuadres, por el coste de esa hora. Más lo que pagas en suscripciones que dejarías de necesitar. Multiplícalo por doce.
Lo que te costaría construirlo. El desarrollo inicial, más un mantenimiento anual —que existe siempre, y quien no te lo mencione te lo va a cobrar igual más adelante.
Si lo primero no se acerca ni de lejos a lo segundo, la respuesta es no, y es una respuesta buena. Si se acerca, entra en juego lo que no se mide fácil: la tranquilidad de que el proceso no dependa de una cabeza, y la capacidad de crecer sin contratar a alguien para copiar y pegar.
Un matiz importante: la cuenta no se hace contra el sistema perfecto, se hace contra la primera versión útil. Eso cambia el resultado muchas veces.
Los tres casos en los que decimos que no
Cuando existe algo estándar que hace el 90 %
Si hay una herramienta conocida que cubre casi todo, casi siempre gana. Cuesta menos, la mantiene otro y no te ata a nadie. Construir para ganar ese último 10 % rara vez sale a cuenta, salvo que ese 10 % sea justo aquello por lo que te pagan tus clientes.
Cuando el proceso todavía no existe
Si tres personas hacen lo mismo de tres maneras y ninguna sabe cuál es la correcta, el software no lo va a arreglar: lo va a congelar. Primero se ordena en una pizarra. La mitad de las veces, ordenando ya se resuelve y no hace falta construir nada.
Es la parte del trabajo que menos nos gusta cobrar y la que más dinero ahorra.
Cuando lo que se quiere es una app, no una solución
«Queremos una app» no es un requisito, es un formato. La pregunta que importa es qué tiene que poder hacer alguien que hoy no puede. A veces la respuesta es una app; muy a menudo es una página web que funcione bien en el móvil, y cuesta la cuarta parte.
Qué pedir siempre, encargues a quien encargues
Esto no es negociable y conviene dejarlo por escrito antes de empezar:
- El código es tuyo, en un repositorio a tu nombre.
- El servidor y los datos son tuyos, no de una cuenta de la agencia.
- Está documentado lo suficiente para que otro equipo pueda continuarlo.
- Se construye sobre tecnología corriente, no sobre algo que solo mantenga quien te lo vendió.
Si alguien pone pegas a los cuatro puntos, la pega es el aviso.
Cómo lo abordamos nosotros
Primero dibujamos el proceso, en una pizarra y sin escribir código. Después construimos lo más pequeño que ya sirva para un caso real —normalmente entre cuatro y ocho semanas, según el lío— y lo ponemos delante de la gente que lo va a usar. Lo que se amplía después lo decide el uso, no la lista de deseos del principio, que siempre se equivoca en la mitad.
Y si al dibujar el proceso vemos que se arregla ordenando, lo decimos. Nos quita trabajo y nos ahorra un cliente descontento dentro de un año.